Procedure Erasmus voorbereidend bezoek

Voor een bezoek aan een nieuwe Erasmus partner (dus geen verlenging van een bestaand akkoord), of ter voorbereiding van een Erasmusproject (studentenstages, Intensive Programme, Erasmus Network, multilaterale & flankerende Erasmusprojecten, bestaat er aparte financiering via EPOS, het nationaal agentschap. Een aanvraag moet minstens 4 weken op voorhand ingediend worden en het bezoek zelf mag niet meer dan 5 dagen duren. Voor meer informatie, een handleiding bij de procedure en het aanvraagformulier moet je op de webstek van EPOS zijn.

Vergeet geen kopie van je aanvraag + de aanvraag (Erasmus) docentenmobiliteit aan de Institutionele LLP-coördinator (W. Coudenys) te bezorgen. En uiteraard die je ook een aanvraag 'externe mobiliteit' aan je departements- of opleidingshoofd. (zie ook hieronder)

Procedure Erasmus controlebezoek

1. Je vult het document 'externe activiteit' in.
   • Selecteer bij 'Activiteit': docentenmobiliteit Erasmus
   • Maak een raming van je kosten
   • Leg het ter ondertekening voor aan je departements- of opleidingshoofd - die bezorgt het aan de boekhouding
   • Je krijgt 75% van het goedgekeurde bedrag als voorfinanciering
2. Je vult het document ‘aanvraag docentenmobiliteit’ in.
   
   • Selecteer PV of OM
   • Stuur het document naar de Institutionele LLP-coördinator (W. Coudenys), samen met een kopie van je aanvraag 'externe activiteit'
   • Op basis van de duur van je verblijf en de werkelijke kosten (nadien te bewijzen) wordt een deel van de kosten door Erasmus gesubsidiëerd (vuistregel: 100 € / dag, alles in)

1. Na afloop van je docentenmobiliteit bezorg je de Institutionele LLP-coördinator de volgende documenten:
   
   • Financieel verslag: je vult een 'aanvraag onkostenvergoeding' in + de onkostenbewijzen.
   • Bezorg het departementshoofd en W. Coudenys een verslag van je bezoek.

LET OP: geen verslagen en/of onkostenbewijzen ≠ terugbetaling

Controle- of voorbereidingsbezoeken buiten Erasmus

Een bezoek aan een partner buiten Erasmus gebeurt in overleg met het departements- of opleidingshoofd. Voor het vastleggen van de modaliteiten van bilaterale akkoorden neemt men contact op met Wim Coudenys. De Algemeen Directeur ondertekent bilaterale akkoorden.
Docenten- of studentenmobiliteit met een instelling waarmee geen bilateraal akkoord gesloten is, kan niet!